Databehandleravtale

Behandlingsansvarlig

Den virksomheten som har opprettet konto og bruker Flowee («Kunden»). Kunden bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysninger som Kunden legger inn om egne kunder, kontaktpersoner og andre enkeltpersoner.

Databehandler

Flowee AS, organisasjonsnummer 938 683 387 («Flowee»), som behandler slike personopplysninger på Kundens vegne.

For personopplysninger som er nødvendige for Flowees eget kundeforhold med Kunden – for eksempel kontoopplysninger, bedriftsprofil, fakturering, support og sikkerhet – er Flowee selv behandlingsansvarlig. Denne behandlingen er beskrevet i personvernerklæringen og omfattes ikke av denne Avtalen.

Formålet med behandlingen er å levere Flowees tjeneste for opprettelse, beregning, lagring, redigering og eksport av tilbud, samt tilhørende funksjonalitet som prisliste, taleregistrering og PDF-generering.

Avtalen omfatter all behandling av personopplysninger Flowee utfører på Kundens vegne som ledd i leveransen av tjenesten.

Flowee behandler ikke Kundens personopplysninger til egne formål, og selger dem ikke videre.

Avtalen gjelder fra Kunden tar Flowee i bruk og så lenge Flowee behandler personopplysninger på Kundens vegne. Avtalen opphører når kundeforholdet avsluttes og behandlingen er avsluttet etter punkt 16. Bestemmelser som etter sin art skal gjelde videre, herunder konfidensialitet, består etter opphør.

Behandlingen omfatter blant annet:

• innsamling og registrering av opplysninger Kunden legger inn eller taler inn
• strukturering og lagring av tilbud, tilbudslinjer, mengder og priser
• AI-assistert behandling av tale og tekst for å levere den etterspurte funksjonaliteten
• generering og redigering av tilbudstekst
• visning, søk og gjenfinning i Kundens egne data
• generering av PDF-dokumenter
• sletting av enkeltposter, tilbud og hele kontoen
• drift, feilsøking og sikring av tjenesten

Behandlingen skjer elektronisk og automatisert. Nærmere beskrivelse følger av Vedlegg 1.

Se Vedlegg 1. Kunden bestemmer selv hva som legges inn, og skal ikke legge inn flere opplysninger enn det tilbudet krever.

Se Vedlegg 1.

Flowee behandler personopplysninger kun etter dokumenterte instrukser fra Kunden. Denne Avtalen, Vilkårene og Kundens bruk av tjenestens funksjonalitet utgjør Kundens dokumenterte instruks.

Flowee kan i tillegg behandle personopplysninger der dette kreves etter EØS-rett eller norsk rett. Flowee vil i så fall informere Kunden om kravet før behandlingen, med mindre slik informasjon er forbudt etter loven.

Ytterligere eller endrede instrukser gis skriftlig til kontaktadressen i punkt 20. Dersom en instruks krever endringer i tjenesten eller medfører kostnader, kan Flowee kreve at partene avtaler vilkårene før instruksen gjennomføres.

Dersom Flowee mener at en instruks fra Kunden er i strid med personvernforordningen eller annen relevant personvernlovgivning, skal Flowee uten ugrunnet opphold informere Kunden om dette. Flowee kan avvente gjennomføring av instruksen inntil forholdet er avklart.

Flowee behandler Kundens personopplysninger konfidensielt. Personer hos Flowee som gis tilgang til personopplysninger, er underlagt taushetsplikt gjennom avtale eller lovbestemt taushetsplikt.

Tilgang gis kun til personer som har behov for det for å levere, drifte, sikre eller feilsøke tjenesten.

Flowee skal gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et sikkerhetsnivå som er tilpasset risikoen, jf. GDPR artikkel 32. Tiltakene som faktisk er gjennomført, er beskrevet i Vedlegg 3.

Tiltakene kan endres over tid som følge av teknisk utvikling. Endringer skal ikke redusere sikkerhetsnivået vesentlig.

Kunden er selv ansvarlig for egne sikkerhetstiltak, herunder å beskytte innloggingsinformasjon og begrense hvem i virksomheten som har tilgang til kontoen.

Kunden gir Flowee generell godkjenning til å benytte underleverandører for å levere tjenesten. Gjeldende underleverandører fremgår av Vedlegg 2.

Flowee skal inngå avtale med hver underleverandør som pålegger tilsvarende forpliktelser som følger av denne Avtalen, så langt det er relevant for underleverandørens leveranse. Flowee er ansvarlig overfor Kunden for underleverandørens utførelse av behandlingen.

Flowee kan bytte eller legge til underleverandører. Ved planlagte endringer som gjelder behandling av personopplysninger på Kundens vegne, oppdaterer Flowee Vedlegg 2 og varsler Kunden på e-post eller i tjenesten i rimelig tid før endringen trer i kraft, normalt minst 30 dager på forhånd.

Kunden kan protestere skriftlig mot en ny underleverandør innen varselfristen dersom det foreligger saklig grunn knyttet til personvern. Blir partene ikke enige, kan Kunden si opp tjenesten med virkning fra det tidspunktet endringen trer i kraft, uten annet ansvar enn betaling for allerede levert tjeneste.

Endringer som er nødvendige av hensyn til sikkerhet eller driftsstabilitet kan gjennomføres raskere; Kunden varsles da så snart som mulig.

Kundens lagrede data ligger innenfor EØS.

Ved bruk av tale og AI-assistert funksjonalitet kan personopplysninger bli behandlet utenfor EØS, blant annet i USA. Slike overføringer er sikret med EUs standardkontraktsvilkår (SCC).

Flowee gir ingen garanti for at all AI-behandling skjer innenfor EØS, og oppgir ingen lagringstid for AI-behandlingen, se Vedlegg 2.

Kunden er ansvarlig for å besvare henvendelser fra registrerte om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og innsigelse.

Flowee skal, så langt det er mulig og hensiktsmessig, bistå Kunden med egnede tekniske og organisatoriske tiltak. Kunden kan i stor grad oppfylle slike krav selv ved å redigere eller slette tilbud, prislinjer eller hele kontoen i tjenesten.

Retter en registrert henvendelsen direkte til Flowee, videreformidler Flowee henvendelsen til Kunden og besvarer den ikke på egen hånd, med mindre annet er avtalt eller pålagt.

Flowee skal varsle Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med brudd på personopplysningssikkerheten som berører Kundens personopplysninger. Varselet skal inneholde den informasjonen Flowee har tilgjengelig, og oppdateres etter hvert som mer informasjon foreligger.

Kunden er ansvarlig for å vurdere og eventuelt melde bruddet til Datatilsynet og til berørte enkeltpersoner.

Flowee skal videre bistå Kunden med informasjon som er nødvendig for Kundens plikter etter GDPR artikkel 32 til 36, herunder personvernkonsekvensvurderinger, i den grad Flowee har eller kan skaffe slik informasjon.

Kunden kan når som helst laste ned eller eksportere tilbud som PDF, og kan slette enkelttilbud, prislinjer eller hele kontoen i tjenesten.

Ved opphør av kundeforholdet skal Kundens personopplysninger slettes. Bruker Kunden sletting av konto i tjenesten, slettes prisliste, tilbud, bedriftsprofil og brukerkontoen i tjenesten. Kunden bør sikre nødvendige kopier før sletting, ettersom slettingen ikke kan angres.

Flowee kan beholde opplysninger så langt det kreves etter lov, for eksempel bokføringsregler, og skal i så fall kun behandle dem for dette formålet.

Dokumentasjon på at Kunden har akseptert vilkårene, personvernerklæringen og denne avtalen slettes ikke sammen med kontoen. Slik dokumentasjon – brukeridentifikator, tidspunkt og aksepterte dokumentversjoner – beholdes i inntil 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet for å kunne dokumentere avtaleforholdet og håndtere eventuelle rettskrav. Fristen er Flowees egen oppbevaringspolicy. Opplysningene kan beholdes lenger dersom det er nødvendig ved et pågående rettskrav, en tvist, en tilsynssak eller en annen rettslig forpliktelse.

Kopier i underleverandørers sikkerhetskopier og systemer slettes etter deres egne rutiner, og ikke nødvendigvis samtidig med sletting i tjenesten.

Flowee skal på skriftlig forespørsel gjøre tilgjengelig den informasjonen som er nødvendig for å vise at pliktene i denne Avtalen overholdes, herunder oppdatert informasjon om behandlingen, underleverandører og gjennomførte sikkerhetstiltak.

Kunden kan gjennomføre revisjon, herunder inspeksjon, av behandlingen. Revisjon skal varsles skriftlig i rimelig tid, normalt minst 30 dager i forveien, gjennomføres i arbeidstiden og på en måte som ikke unødig forstyrrer driften. Med mindre revisjonen avdekker vesentlige avvik, dekker Kunden egne kostnader og Flowees rimelige kostnader ved bistanden.

For behandling som utføres av underleverandører, oppfylles innsynsretten ved at Flowee videreformidler den dokumentasjonen underleverandøren gjør tilgjengelig.

Ansvarsbegrensningene i Vilkår og betingelser gjelder tilsvarende for denne Avtalen, så langt det er tillatt etter gjeldende rett. Begrensningene gjelder ikke der ansvar ikke lovlig kan begrenses, herunder ansvar overfor registrerte etter GDPR artikkel 82.

Ved motstrid går denne Avtalen foran Vilkårene i spørsmål om behandling av personopplysninger på Kundens vegne. For øvrig gjelder Vilkårene.

Flowee kan oppdatere Avtalen ved endringer i tjenesten, leverandørkjeden eller regelverket. Vesentlige endringer varsles i rimelig tid før de trer i kraft. Datoen for siste oppdatering står øverst.

Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister behandles etter tvisteløsningsbestemmelsen i Vilkårene.

Kundens kontaktpunkt er e-postadressen som er registrert på kontoen, med mindre Kunden oppgir en annen adresse skriftlig.

Endringer i listen håndteres etter punkt 12. Oppdatert liste er til enhver tid tilgjengelig på denne siden.

Følgende tiltak er faktisk gjennomført i tjenesten. Tiltakene beskrives på et overordnet nivå; Flowee oppgir ikke tekniske implementasjonsdetaljer. Listen inneholder ikke tiltak Flowee ikke kan verifisere.

• All trafikk mellom nettleser og tjeneste er kryptert med HTTPS/TLS.
• Tilgang til data krever autentisering, og det benyttes tilgangskontroller.
• Kundenes data er logisk atskilt, og det er etablert tilgangskontroller på datanivå som skal hindre at én kunde får tilgang til en annen kundes data.
• Sensitive handlinger utføres på tjenersiden med kontroll av brukerens identitet.
• Sletting av konto omfatter prisliste, tilbud, bedriftsprofil og brukerkontoen, og rapporterer ikke suksess dersom slettingen feiler.
• Deling av opplysninger med leverandører begrenses til det som er nødvendig.
• Lydopptak lagres ikke av tjenesten.
• Lagrede data ligger innenfor EØS.
• Analyse- og annonseverktøy lastes kun etter samtykke og mottar ikke Kundens data.
• Administrativ tilgang til produksjonsmiljø er begrenset til personer som trenger det for drift og feilsøking.

Sikkerhetstiltakene vurderes og videreutvikles i takt med tjenesten, den tekniske utviklingen og risikobildet.